Organisation

Organigramme

Organigramme

Cette organisation appelle les commentaires suivants :
  • Financée essentiellement par des fonds publics, l’Association s’est inspirée des règles de la comptabilité publique en dissociant les fonctions d’ordonnateur et de comptable. La Direction générale et la Direction financière sont rattachées à la présidence du Conseil d’Administration.
  • En conformité avec les valeurs énoncées précédemment, la gouvernance de l’Association privilégie la démocratie interne. On note ainsi la présence de commissions au sein desquelles les cadres et bénévoles instruisent les dossiers, préparent les décisions et proposent les orientations :
La Commission « Ressources Humaines »

Présidée par Francis RIBEILL

Outre les travaux récurrents autour du plan de formation (suivi de l’exécution du plan en cours et élaboration du plan suivant), elle se penche particulièrement sur les sujets suivants :

  • les entretiens d’évaluation : afin que cet entretien entre chaque salarié et son supérieur hiérarchique soit de plus en plus un vrai moment d’échange sur les réussites et les difficultés de chacun, les objectifs à atteindre, les améliorations possibles, le support a été adapté et chaque cadre a bénéficié d’une journée de formation,
  • la mobilité inter-établissements : une procédure destinée à faciliter la mobilité inter-établissement a été définie. Cette procédure prévoit notamment la réunion annuelle d’une commission « mobilité » destinée à rapprocher les souhaits de mobilité inter-établissement exprimés par les salariés et les postes à pourvoir. Cette commission, qui est en fait une commission « Ressources humaines » spécifique, se réunit en Juin,
  • l’attribution du bénéfice de l’article 39 conformément à la note de cadrage en vigueur.

La Commission « Finances »

Présidée par Didier DE LASSUS

Les membres de la commission « Gestion-Finances » accompagnent le président dans sa mission de négociation avec les organismes financeurs.

Les missions de la commission « Gestion-Finances » se déclinent comme suit :

  • suivi des comptes des établissements,
  • contrôles budgétaires,
  • suivi des propositions budgétaires,
  • analyse des comptes administratifs,
  • examen des arrêtés comptables,
  • conseil et aide à la mise en place de projets susceptibles d’impacter le budget mis en place, notamment tous travaux de rénovation, d’aménagement, et de construction,
  • analyse et suivi de la trésorerie,
  • étude et suivi des plans de financement concernant les divers projets de l’association.

La Commission « Gestion »

Présidée par Charles GAGNEUIL

Cette commission a pour mission de favoriser la mutualisation de tous lées éléments de gestion transversaux aux établissements.

A ce titre :

  • Elle détermine les règles et procèdures communes aux établissements en matière d’achats et d’amortissement (véhicules, électroménagers, fluides…);
  • Elle propose, au bureau de l’association, les entreprises prestataires intervenantes dans les établissements en matière de sécurité, de travaux d’entretien des bâtiments, de contrôles périodiques et de prestations pouvant être mutualisées;
  • Elle étudie toutes questions transversales à l’association et aux établissements pouvant générer, efficacement, une unité d’action et des économies d’échelles (ex : étude et mise en place d’une architecture informatique centralisée au siège et partagée avec les établissements…; harmonisation des pratiques et contrôle en matière de taux de TVA applicable sur les factures travaux).

La Commission « Communication »

Présidée par Jean VAICBOURDT

Cette commission a pour vocation de définir et mettre en œuvre les orientations de l’Association en matière de communication interne et externe.

Les premières réalisations ont été la mise en place :

  • d’une réunion annuelle de l’ensemble des personnels des trois établissements et du siège,
  • d’un journal interne « Trajectoires »,
  • d’une plaquette de présentation de l’Association, première du genre depuis 1835 !
  • d’un livret professionnel remis à tout salarié de l’Association des Dames de la Providence et comportant toutes les informations utiles à son insertion et à son parcours professionnel au sein de l’Association.

Et maintenant, un site INTERNET…

La Commission « Patrimoine »

Présidée par François RUGGIERI

Cette commission a pour vocation d’assister les établissements et le siège dans la gestion du patrimoine immobilier de l’Association.

Elle a mis en place des procédures précises aux plans technique et administratif permettant de piloter au mieux les investissements et travaux immobiliers relatifs à 13 maisons d’enfants, 4 sièges administratifs et 27 studios.

C’est la commission qui analyse les besoins, évalue les aspects financiers et choisit les différents intervenants (architecte, bureau de contrôle, assurance…).

Pour les petits travaux, le choix de l’entreprise est effectué par l’établissement. Pour les chantiers significatifs, il est procédé à un appel d’offres comme en matière de marchés publics.

La commission a été fortement mise à contribution à l’occasion de la réalisation de « Passerelles » à Martigues (Etablissement « Les Marcottes ») et de la construction de « Cadolives » (Etablissement « Les Pléiades »).

La Commission « Pédagogie »

Présidée par Henri JEANSELME

Sa vocation est de traiter les sujets qui relèvent du domaine éducatif des enfants placés sous notre garde, d’apporter les réponses adaptées aux situations rencontrées, d’encourager les initiatives des établissements et de fournir à ces derniers les éclairages dont ils ont besoin dans leur pratique auprès des usagers ainsi que dans leurs relations avec les autorités de placement.

Comme indiqué ci-dessus, tout ce qui touche au domaine de l’éducatif est du ressort de la commission. Ainsi, et sans prétendre fournir, dans le cadre de cette présentation, une liste exhaustive des sujets abordés, nous pouvons évoquer :

  • l’élaboration des chartes de la laïcité et informatique,
  • le suivi des projets d’établissement et de services,
  • le suivi du schéma départemental en faveur de l’enfance et de la famille,
  • la réflexion sur le positionnement de l’Association au regard :
    • des mesures de placement à domicile,
    • des problématiques nouvelles dont les usagers-et tout particulièrement les adolescents-sont porteurs,
    • du soutien des établissements face aux autorités de placement dans certaines situations limites posées ponctuellement par un jeune dans une unité,
    • du projet pour l’enfant (P.P.E),
  • le suivi de l’évaluation interne,
  • le suivi de l’activité des bénévoles engagés dans le soutien scolaire au sein de l’Association ASCO Provence.

A ces thèmes de portée variable et qui, pour certains, ont nécessité plusieurs séances de travail, s’ajoutent des questions d’importance moindre, parfois à caractère ponctuel ou simplement informatives.

  • Afin de faciliter la communication entre le Conseil d’Administration et les Etablissements, trois administrateurs référents ont été nommés.

Effectif

L’Association emploie actuellement près de 170 Equivalents Temps Plein
se répartissant comme suit :

Répartition des salariés

 

La ventilation par catégorie socioprofessionnelle
est la suivante :

Ventilation par catégorie

 

Budget et autorisations

Les trois établissements bénéficient d’un agrément ASE (Aide Sociale à l’Enfance).
D’un montant de l’ordre de 12 millions d’Euros, le budget de l’Association est financé par le Conseil Départemental des Bouches-du-Rhône.
Il est arrêté tous les ans dans le cadre d’un prix de journée établi en accord avec l’ASE pour chaque activité développée par les établissements en fonction des conditions d’accueil spécifiques de ces derniers.

Vie sociale

Au cours des dernières années, l’Association a poursuivi une démarche novatrice en terme d’organisation afin de mieux répondre à l’évolution des besoins sociaux.

C’est ainsi qu’elle a successivement entrepris et réalisé :
  • La rénovation de ses statuts et la définition de son règlement intérieur.
  • La rédaction de plusieurs chartes et d’un Projet Associatif.
  • La mise en place d’un Comité Social Economique (CSE) est effective depuis le 15 juin 2018.